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2018.05.16

Web会議はどれも同じじゃない!選ぶときにおさえておくべき4つのポイント

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    まだ認知度が高くないとはいえ、Web会議の便利さを知って利用する人はどんどん増えているみたいです。その証拠に、市場にはたくさんのサービスが登場しています。ありがたいことだけど、その中からどのサービスを選ぶかが難しくなってしまって、逆に導入に踏み切れなくなっている人もいるんじゃないでしょうか。今回は、Web会議を比較検討するときにおさえておきたいポイントをご紹介します!

    参加者の表情と声がリアルに届く画質と音質とは?

    遠く離れた拠点、複数の部門が参加するWeb会議では、よりリアルなコミュニケーションが重要です。報告・連絡・相談と決議を共有するときに、参加者の表情や声がクリアでなければ、きちんと意思疎通ができているのか分からないですよね。Web会議のメリットである、「参加者全員の表情が見える・声が届く」ことを最大限に活かすために、画質と音質はこだわりましょう。

    画質については、「HD画質」(ハイビジョン)以上のサービスを選ぶことをオススメします。これで通常なら、参加者一人ひとりの表情を読み取れるはずです。音質は、エコーやノイズを打ち消す「キャンセリング機能」がついているサービスがよいと思います。

    映像がフリーズしたり、音声が途切れたりしない安定性とは?

    Web会議を導入して、これで快適な遠隔会議ができる!と期待して使ってみたら「映像がフリーズしてしまう」、「音声が途切れてしまう」といった問題が起こることもしばしばあるようです。問題の原因の一つは、利用しているネットワークへの負担。社内で多くの人がインターネットを利用していると、ネットワークに余裕のない状態が続いてしまうことがあるためです。そんなときでも、映像や音声がクリアなままコミュニケーションができる安定性の高いサービスを選びたいもの。

    安定性の高いWeb会議をするための技術として、通信の際にデータ要領を最適化する「帯域制御」があります。ネットワークの状態に関係なく、常に最適な帯域制御を行ってくれるサービスです。その他にも、Web会議に送信されているデータの量が一目で分かるような帯域モニターや、ネットに関する問題の原因を調べることに役立つネットワーク診断ツールなどの機能がついているサービスもあるようです。そういった機能も使えるWeb会議だと安心ですね!

    資料やデータを閲覧・共有するための3つの方法とは?

    オンライン会議の中でWeb会議が優れている点は、参加者のパソコンにある資料やデータを参加者全員で閲覧・共有できるところです。テレビ会議では資料を見せたい場合、カメラに映るように動かさなければいけないことがほとんど。
    データの共有ができる機器があっても、メールやUSBなどを使ってデータを機器に送らないといけないので、ひと手間増えます。このひと手間がめんどくさい(笑)。

    パソコン同士のWeb会議なら、資料やデータの閲覧・共有がスムーズです。その場合のデータ共有方法は、
    1.サーバー経由でファイルを共有
    2.デスクトップを共有
    3.アプリケーション単位で共有
    という3つに大きく分けられます。3つのうち、1つしか利用できず、あとは有料のオプションになっているサービスもあれば、3つすべてが標準装備されていて基本料金のみのサービスも。データ共有方法と、料金についてはしっかりチェックすることが必要です。

    コストと利便性のバランスとは?

    ただ漠然と、移動費や人件費を削減できるからWeb会議を導入したい!と考えている人は多いと思います。でもそう考える前に、削減できる移動費や人件費などのコストとWeb会議の導入と運用のコストを、きちんと計算して比較することが大切です。

    注意したいのが、料金を重視しすぎて、ここで書いた「画質・音質」「安定性」「機能」のレベルを下げてしまうこと。それはオススメできません。コストと利便性のバランスを考えてサービスを選びましょう。目先の料金のことばかり考えていると、「初期費用が安いからよいと思ったけど、ランニングコストが高額だった」「ランニングコストは安かったけど、必要な機能や性能が不十分だった」という失敗が起こり得ます。必要な性能や機能が、有料オプションや従量課金制になっていた。という場合も少なくないので、契約の前に確認は必須です。

    どれも同じだろうと思って適当に選ぶと、こんなはずじゃなかった……ということにもなりかねないWeb会議。この記事に書いた「画質・音質」「通信の安定性」「データの共有方法」「コスト」の4つのポイントをおさえて、導入してよかった!と思えるWeb会議を選んでください!

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