Web会議で働き方が変わった 
暮らしが変わった 自分が変わった

2018.05.17

クローズ質問とオープン質問で参加者の発言を引き出す!

270

    司会者:「何かご意見ある方はいらっしゃいますか?」
    参加者:「・・・(沈黙)」
    こういうこと、会議中にありませんか?これ、司会者が参加者の意見をうまく引き出せていないから。特にWeb会議の場合、慣れていない参加者は意見を言うタイミングがつかみにくいので、会議中の沈黙って増えがちに。でも実は、司会者のちょっとした質問テクニックで、参加者の意見を引き出して議論を活性化できちゃうみたい!

    どうしてあの沈黙は起こるのか?

    どうして司会者が質問しても何も答えてくれないのか?あの沈黙の時間はなぜ起こるのか?それは、質問の意図がはっきりしていないので、参加者は何を答えたらいいかわからないから。参加者は「的外れなことを発言するくらいなら、何も言わない方がいい」って、つい考えてしまいます。

    質問の意図をはっきりさせる。これが大切!

    参加者の発言を引き出すためには、質問の意図を明確にすることが大切!そこで、ちょっとした質問のテクニックを2つご紹介します。

    クローズ質問
    「はい・いいえ」や「A案・B案」のようにある程度答えを限定した質問をする。発言が少ない参加者には効果的な質問。

    オープン質問
    「いつ?」「なにが?」「なぜ?」などを使って、ある程度自由に回答ができるように質問をする。「5W1H」を踏まえた質問を考えるとよい。

    会議の進行に合わせて、司会者はこの「クローズ質問」と「オープン質問」のどちらを使うべきかを意識することで、議論を整理しながら進めることができるというテクニックです。

    お手本の流れはこんな感じ。
    1.クローズ質問を繰り返して、発言しやすい流れを作る。
    2.クローズ質問の繰り返しから、議論の方向性をはっきりさせる。
    3.オープン質問を使って、方向性を絞り込みつつ、様々な意見を引き出す。

    オープン質問をするときは、まず限定的な質問をいくつかして方向性を絞ってから、さらに自由度のある回答ができる質問をするといいみたい。例えば、こんな風に質問して、議論が活発化するような雰囲気を作るといいですね。

    「この商品だけ他と比較して突出して問い合わせが多いですが、使い方がわからないからでしょうか?」(限定的なオープン質問で方向性を絞る)
           
    「どうしたら商品の取説をお客様に読んでもらえると思いますか?」(自由度のある回答を求める)

    クローズ質問とオープン質問を使いこなすコツ!

    クローズ質問とオープン質問は、質問の仕方によっては、議論が活発になることを抑えてしまうことがあるので、使いこなすコツを覚えてうまく議論を進めたいですね。

    クローズ質問をするときは、事前準備をしっかりすること!

    質問者が議題についての知識や意見をちゃんと持つこと。これがないと、的外れな質問をしてしまうこともあるので、会議の方向性や目的を見失わないように事前準備が大切!

    専門外のことはスペシャリストにオープン質問で聞く!

    司会者が専門外のことは、あえてスペシャリストにオープン質問をすることで、本質的な問題が見つかります。その後、クローズ質問で方向性を絞り込もう。

    クローズ質問に適度にオープン質問を混ぜる!

    クローズ質問ばかり続くと、回答者は問い詰められているように感じてしまいます。上司が司会をしていたりすると、それは必要以上に威圧感を与えることにもなりかねない。あくまで発言しやすい雰囲気を作るよう心掛けるためには、適度にオープン質問を混ぜるように意識してみましょう。

    参加者とコミュニケーションをとりながら、雰囲気に合わせてクローズ質問とオープン質問を上手に使い分けることが大切ってことですね。

    どうすればいい?Web会議中のクローズ質問とオープン質問

    遠隔だからこそ、クローズ質問とオープン質問をうまく使いこなすことで、あの嫌な沈黙を回避して意見を上手に引き出せるのでは。ここではクローズ質問とオープン質問を使いこなすためのWeb会議システムの機能やツールを紹介します。ただカメラに向かって話すだけじゃ一方的すぎる!参加者を惹きつける工夫が必要なんですね。

    例えば、クローズ質問。これは質問を参加者全員が見えるようにすることが大切。Web会議システムに「ホワイトボード」ツールがあれば、そこに分かりやすく大きな文字で、質問内容を書いて参加者に見せるのもよさそうですね。質問内容を聞くだけより、目で見て確認することで、客観的な態度になりがちな参加者も、「自分にも直接関係しているぞ!」と意識してくれます。

    オープン質問は出てきた意見やアイデアをすぐにまとめて見せると効果的。自分のパソコンを持参して会議に参加する人が多いと思うので、参加者の発言内容をその場でパソコンを使って書き留めることってよくありますよね?手帳などに手書きでメモするよりずっとラク。それを他の参加者と共有できれば効率的!Web会議システムにはアプリケーション共有機能があるので、例えばエクセルで意見を要約して、参加者にそのまま見せることができます。

    ちょっと調べてみたら、Web会議システムのOmniJoin(オムニジョイン)の場合は、ホワイトボート機能やエクセルなどのアプリケーションを共有できる機能があるみたい。それに、作った資料を共有できるファイル共有機能もあるらしい。これなら会議中にツールを駆使して、いろいろな形で参加者への質問や出てきた意見を見せることができるので、話が脱線することなく会議が進められそうですね。Web会議の場合、発言者の声が聞こえにくいことってよくあるけれど、OmniJoin(オムニジョイン)はリモート設定機能でマイクの感度を変えられます。これは魅力的!これがあれば、参加者全員に大きな音で発言者の意見が伝わる!

    熟考せず質問するのではなく、意図を明確に、それにその場の雰囲気も意識して質問する。これが会議で有意義な意見を引き出すためには大切なこと。それに、参加者の選定も重要ですね。現場に近い人の意見が必要な時は、各拠点にスタッフに会議に参加してもらえば、きっと本部スタッフでは出せない意見やアイデアが出てくるはずです。こんなとき、Web会議システムを使えば、現地スタッフが会議に参加するコストや移動時間を心配しなくていいからとっても便利。司会者を任されたら、質問テクニックと会議ツールを使いこなすことが大切ですね!

    ブラザーのWeb会議システムOmniJoin
    Bitnami