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2018.05.16

「この会議ムダだな」とはもう言わせない!会議をスリム化させるコツ

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    「ダラダラと時間かかっているなぁ」
    「その話、関係ないじゃん……」
    「で、結局、何のための会議なの?」
    こんな声が会議が終わった後に聞こえてくることありませんか?このページを読んでいるあなたは、きっとダラダラと進む中身のない会議に疑問を持っているのかもしれません。そこで今回は、ムダな会議時間を減らすコツを紹介します。

    「この会議で達成したいことは何?」これがなきゃ始まらない

    会議の目的が分からないと、どこまで話し合うべきかわからず、どうしてもダラダラと長引く会議になってしまいますよね。そこで……

    コツ1:会議のゴールをあらかじめ決めよう

    この会議で達成したいゴールを事前に明確にする。これ、とっても重要。それと、ゴールを決めたら事前に参加者と共有するべき。そうすれば、参加者は対策を考えた上で会議に参加することができるし、会議冒頭の説明や報告を省くことができますよね。ゴールを考えるときに大切なのは、会議が終わったときに、明らかになったこと、次にしなければいけないことを、参加者全員がはっきりとイメージできるかどうかです。

    例えば、「設備導入を検討する最初の会議」を開くとします。「導入のメリット・デメリット双方の情報を収集してリスト化する」ことをゴールとして開催すると、

    明らかになること→導入賛否に関する具体的な情報
    次にしなければいけないこと→作成したリストから優先事項を見つけて方針を決める

    ほら!「こうなれば会議終了!」というゴールが明確だから、限られた時間で成果の上がる会議が開催できそうです。くれぐれも「導入に関する意見を交換する」ことをゴールに設定しちゃダメ!これってゴールではなくて、ゴールに向かう手段ですよね?でも、こういうゴール設定、意外によくあるのでご注意を!

    「ダラダラ」使うのではなく、「ガンガン」●●を使う!

    これ、時間のこと。会議の生産性を上げるためには「時間配分」の設定も大切ですよね。今、この記事だって、決してダラダラと書いているわけじゃない。「よし!30分でこの記事仕上げるぞ!」と時間配分を決めて書いているんです。そうすると、時間を意識して効率的に原稿が仕上がります。みなさん、仕事するときって時間配分しますよね?会議も同じ。

    コツ2:ゴールへ到達するための「時間配分」を決めよう

    やることは簡単。「何に何分かけて議論するのか」を設定しておくだけです。(例えば、主旨説明10分、意見収集15分、優先事項絞り込み10分、まとめ5分、次回の説明5分…など)どれくらい時間をかければいいのか分からないケースは、目安を決めてまずやってみて、その時点で調整をする。これを繰り返して精度を上げていけばよさそうです。

    あらかじめ議論する時間が設定されていると、参加者は自然に時間を意識するので、ダラダラと時間を使うのではなく、集中して議論を進めようとガンガン時間を使い倒してくれる!

    「ゴール」と「時間配分」。これを会議の前に決めておくだけで、いつもの会議が劇的に変わりそう。決して難しいことではないので、すぐにでも取り入れて欲しいですね。さらに、ゴールと時間配分を参加者と共有するときのヒントを1つ。アジェンダシート(会議進行表)の活用がおススメ!アジェンダシートに「会議のゴール」や「議題と時間配分の目安」、「会議の概要(日時など)」を記載して見える化すると、会議の進行がさらにスマートに!

    参考までに、Web会議システムのOmniJoin(オムニジョイン)なら、アジェンダシートや会議資料をオンラインで共有しながら会議を進めることもできるみたい。これは試してみる価値アリですね!

    ブラザーのWeb会議システムOmniJoin
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