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2018.05.17

簡単!オンライン会議でファシリテーターが心得るべきこと

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    「いつも同じ人しか発言しないよなぁ……」
    「ムダな話ばかりで生産的な会議にならない!」
    「時間内に結論がまとまらない!」
    よくありますよね、こういうこと。そこで活躍するのがファシリテーター。つまり、会議の進行役です。ファシリテーターは、様々な議論が飛び交う会議の場で、うまく舵を取りながら、最終的なゴールに導かなければいけません。

    Face-to-face(顔を合わせた)会議では、このファシリテーターという役割を経験している人も多いかもしれない。
    それじゃあ、オンライン会議は?遠隔のオンライン会議の場合、場の空気って読みづらいですよね。だからこそ、ファシリテーターは重要。そこで今回は、オンライン会議でファシリテーターを任されたときに使えるテクニックをお伝えします。

    大切なのは「気配り」

    オンライン会議のファシリテーターと聞くと、なんだか難しそうと考えがち。実際はそんなことないんです。大切なのは、誰にでもできるちょっとした「気配り」。

    テクニック1:気を配るポイントを見つける

    「あの人発言したそうだな」
    「あそこの拠点だけ盛り上がっているな」
    「この人、話が長いな。みんな聞き疲れているかも」
    「あ……。場が固まったな」
    参加者の様子から気を配るポイントを見つけます。

    テクニック2:聞き上手になる

    気持ちよく発言してもらうためのリアクションを!少し大きくうなずいてみたり、発言内容を簡単に言い換えてみたり。感じのいいあいづちを打ち、発言者の話を助け、気分よくしゃべってもらおう!

    テクニック3:実況中継する

    参加している各拠点の様子を声に出して伝えてみよう!場の空気が読みづらいオンライン会議だからこそ、他拠点の様子を実況中継することで一体感をつくることが大切。

    テクニック4:議論できる空気を作る

    「批判的な意見や否定的な意見が出て、発言がしづらくなる。」「アイデアが出てこない。」そんなときは、ファシリテーターが声かけをして発想の転換やひらめきを促してみて!「あえて反対意見を…」など、条件を付けると発言しやすくなることも。

    便利な機能を使いこなそう!

    会議を円滑に、効率よく進めるためにも資料を共有することって、とても重要ですよね?遠隔のオンライン会議の場合でも、ツールを使いこなして資料を共有しましょう!

    アジェンダを共有しよう

    アジェンダとは、その会議のゴールや議題などが書かれた資料のこと。オンライン会議システムの中には、共有機能を備えている場合もあり、各拠点の画面にこのアジェンダを映しながら会議を進めることができます。これを使えば会議が進めやすい!

    議事録はその場で作ろう

    アジェンダに決定事項や次回までの課題など、会議中にリアルタイムで書き込むことができるので、会議が終われば議事録完成!

    オンラインだからといって難しく考えてはダメ!「ちょっとした気配り」とオンライン会議だからこそ使える機能を活用すれば、ファシリテーターを任されても大丈夫ですね!

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