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2018.05.19

知っておいて損はない…けど!?よい議事録を書くポイント

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    会議で議事録を頼まれると憂鬱ですよね。会議そのものより、議事録を書かなきゃということで頭がいっぱいいっぱいになります。しかも1~2時間ほど会議に時間をとられ、そのあとの議事録作成にも時間もとられるというのに、自分の仕事は通常のスケジュールでやりなさいと。タイミングによっては鬼です(笑)。でも、議事録は自分をアピールできるツールでもあります。よい議事録を書くポイントを自分なりにまとめてみました。

    議事録に時間をかけないために「?」をなくしておく

    議事録には、「記録を残す」という他に、会議に参加していなかった人への「情報共有」という目的があります。必ず読む人がいるので、読みやすさを考えて書かなければいけません。そのためには書く人が業務内容を理解していないといけないと思います。概要確認や資料があれば事前に目を通しておいて、会議中に発生しそうな「?」をなくしておきましょう。何にも準備せず会議をむかえると、頭の中の「?」に邪魔をされてメモが追いつきませんから(笑)。事前準備はよい議事録を書くためにも必要ですし、最終的には時間短縮にもつながります。

    メモを取るときのポイント5つ

    会社に議事録のフォーマットがあれば、それを念頭に置いてメモをとりましょう。なければ、どういう構成で書くのか自分で決めておきます。

    メモを取るときのポイントとしては
    ・それぞれの議題に5W2Hを記入するところを用意しておく
     【5W2H】
     When(いつ)、Where(どこで)、Who(誰が)、Why(なぜ)、
     What(何を)、How(どのように)、How much(いくら)
    ・発言者は必ず記入しなければならないので、すぐ簡単に書ける記載名を決める
    ・数字が出てきたら、どんなものでも漏らさず正しくメモする
    ・メモが追いつかなくなったら、主語と目的語だけでも書いておく
    ・文字にするのが難しいと感じたら、図で書いてもいい
    聞き取れなかった時のために録音しておくのも、気持ちに余裕ができていいと思います。

    内容を変えずに読みやすくする「省略」と「補記」

    メモをとったら、そこから大事な部分を抜き出してまとめる作業。まずは要旨(決定事項)にあたる部分を抜き出しましょう。その要旨のカタマリに合わせて、詳細(会議内容)を分けていきます。分けたものから、いらない部分・意味が重複している部分を省略(この後、補記作業があるので、ざっくりで大丈夫です)。

    省略できたら、今度は補記です。会話では主語が抜けがちですし、質問と答えがちぐはぐになっていたりしています。補記した方が分かりやすいと思ったら、遠慮せずに補記しましょう。補記した部分は【】などをつけて分かるようにしておけば、自分も確認する人も安心です。

    悲しいけれど、最後は見た目

    どんなに苦労して作成した議事録も、完璧な内容の議事録も、見た目がよくないと読みたくないなと思われてしまいます。余白や改行でバランスを整えて、見栄えを意識しましょう。見出しをつける、箇条書きにするなどすると、それだけで読みやすくなり、まとまっている印象を与えられます。内容をなるべく入れることよりも、要点をまとめて短い文章でを伝えることを重視した方が、仕上がりがキレイなはずです。

    以上のことをスピーディーにこなして、なるべく速く議事録を提出しましょう。スピードも評価される要素のひとつですからね!と、ここで紹介した、よい議事録を書くポイントも、会議の録画ができるWeb会議が導入されれば必要なくなるかもしれません(笑)。よい議事録で、仕事デキますアピールができたら、「Web会議の録画機能を使えば、議事録の手間を省けると思うのですが……」と業務改善の提案もしてみては?さらに評価が上がって、鬼スケジュールからも解放。なんてことになったらいいですよね!

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