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2018.06.01

「会議の時だけ」じゃもったいない!Web会議システムで日々の業務をもっと楽チン・便利に

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    一番もったいないのが、会議でしかWeb会議システムを使わないケース。「Web会議システムって会議のシステムなんだから、当たり前でしょ?」なんて声も聞こえてきそうですが、実は会議以外の場面でも使うと便利なことがたくさんあるんです。そこで、「会議以外」で、Web会議システムが使われている事例を調べてみました。

    ちょっとした打ち合わせにも便利なWeb会議システム

    Web会議システムが活躍するのが、「社内のちょっとしたやり取り」です。例えば同じオフィスで働く同僚でも、席が端と端で離れている場合など。「ちょっと会議室で打ち合わせを」なんてなってしまいそうなこのケースでも、Web会議システムを使えば、それぞれが自分のデスクにいながら軽い打ち合わせができちゃいます。そうすれば、会議室の空きを確認する必要もないし、打ち合わせ用の資料の印刷も不要!Web会議システムなら、画面上で簡単に資料を共有しながら打ち合わせできるからです。

    また、大人数が関わるプロジェクトでも、ある部分で必要な数人での打合せにWeb会議システムを気軽に使えば「会議室を取って、資料を人数分印刷して、会議室まで移動して」という時間と手間を大幅に省くことができそう!Web会議システムに慣れるまでは、つい「会議室にちょっと集まって…」とみんなに声をかけてしまいそうですが、「とりあえずWeb会議で」と電話感覚で日常的に使ってみるのもよさそうです。

    「営業同行」にも使えるって知ってました?

    最近増えているのが、Web会議システムを使って営業同行してしまう「オンライン同行」。特にシステム会社の技術営業さんが活用しているみたいです。例えばクライアントとの打合せで、システムなど専門的な内容になってくると、営業がその場で説明したり質問に答えられる内容は限られてくるもの。そんなとき、Web会議システムを技術担当に繋いでその場で確認するか、もしくは打ち合わせに参加してもらえば、すぐにクライアントの疑問に答えられるので、受注確度もあがること間違いなし!?技術担当も、わざわざクライアントのところまで行くことなく打ち合わせに参加できるので効率的です。

    他にも社内の上司に打ち合わせに参加してもらうなど、Web会議システムが「営業」分野で活躍するシーンは多いはず。社内の会議だけでなく、営業の場でもどんどん使っていきたいですね!

    「営業後のアフターフォロー」にも使えちゃう!

    営業が受注した後のアフターフォローにも、Web会議システムは効果的に使えそうです。「釣った魚には餌をやらない」ではないですが、営業というのはどうしても受注がゴールで、その後のフォローはおろそかになりがち。確かに、日々数字に追われていると、新たな受注を目指す活動に時間を使ってしまい、受注後のクライアントに対して「訪問して、打ち合わせして」という手間をかけなくなることも。

    そこで活躍するのがWeb会議システム。「社内にいる時のちょっとした空き時間に」「アポイントとアポイントの隙間時間に」など、少しの時間にでもコミュケーションを取れば、クライアントの満足度もあがりそうです。実はアフターフォローにもWeb会議システムって最適なんですね!

    これ以外にも、例えば「SOHO」だったり、「育休期間中のやり取り」「介護休暇中のやり取り」など、Web会議システムの活躍の場はますます広がりそうです。ポイントは「会議」という言葉に囚われず、自分の業務の中でWeb会議システムが活かせる場所をどんどん見つけていけるかどうか。せっかくお金を払ってWeb会議システムを使うのであれば、それを使い倒して「楽に、効率的に、クオリティアップ」を実現していきたいですね!

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