Web会議で働き方が変わった 
暮らしが変わった 自分が変わった

2018.05.18

デキる人は時間をかけない!録画機能が“議事録”を変える!

243

    議事録の作成は正直、苦手……。特に、参加者の多い会議や重要な会議の議事録を作成するとなると、時間もかかるし難易度も高い。遠隔拠点をつないだオンライン会議の議事録作成なんて、想像したくないなぁ。でも、仕事のデキる人は議事録作成に時間をかけないらしい!!何!?それは知りたい!今日はそのウラ技をちょっと拝見。

    議事録の作成時間は会議時間の3倍!?

    みなさんは議事録をどうやって作っていますか?録音データから「文字起こし」をして作成することが一般的かもしれません。この作業を丁寧にすると、なんと、実際の会議時間の約3倍かかってしまうことも!そこから議事録をまとめることを考えると、議事録作成って一日作業……。さらに、作った議事録を関係者に展開すると、「こんなこと言ってない!」とか、「そんなつもりで発言していないんだけど……」なんて、ちょっとしたトラブルを巻き起こしてしまったり。誰のどういう発言で、どんなニュアンスだったかを正確に議事録に残すことは至難のワザですよね。

    議事録に求められるものって何?

    関係者が議事録から確認したいことは、「過程」ではなく「結論」。「誰が、いつ、何を話した」などの過程を知りたいときっていうのは、何か問題が起こったときが多いですよね。だから、時間をかけて文字に起こして、やっと仕上げた議事録の大半は日の目を見ないことも。「デキる人はそんな議事録は作らない!」って本当?!すべての発言を文字に起こす従来の議事録スタイルとは違う議事録を作っているらしいんです。

    OmniJoin(オムニジョイン)が議事録を変える!

    OmniJoin(オムニジョイン)とは、Web会議システムの1つ。どうやらデキる人は、このOmniJoin(オムニジョイン)のツールをうまく使いこなしているみたい。これは気になる!このWeb会議システムには、会議の画面を録画する機能があります。会議中の資料も全部録画できるらしいし、映像と音声は非常にクリアなので、表情や雰囲気まで記録に残すことができるんです。これを使わないのはもったいない!「結論」だけを紙の議事録としてまとめて、その「過程」は録画保存されている映像で確認してもらう。それがデキる人の議事録。これなら時間はかからなさそうですね。

    知っててトクするOmniJoin(オムニジョイン)でできること

    ここでは、OmniJoin(オムニジョイン)でできることについて紹介したいと思います。録画機能のあるWeb会議システムはたくさんある中で、OmniJoin(オムニジョイン)が注目される理由を探ってみました。

    汎用性のある「MP4」形式を採用

    録画される映像は広く普及している「MP4」形式を採用。最近のPCなら、専用のアプリなどなくても再生できるので、再生方法に悩むことはほぼありません。このファイル形式なら、市販の編集ソフトでいらないシーンをカットして長期保管用などに編集することもできます。

    専用クラウドサーバーに5GB

    映像はローカルか専用のクラウドサーバーに保存できます。クラウドサーバーの容量は5GBあるので、標準画質であれば10時間程度は保存可能。2時間/月1回会議を開いたとすると、約5カ月分保存できることになりますね。

    映像にURLを発行

    クラウドサーバーに保存された映像にはURLを発行することができます。例えば、会議に参加できなかった人へメールでURLを展開すれば、その人はURLをクリックするだけで会議映像をダウンロードして閲覧が可能に。もちろん、URLにパスワードを設定することもできるので安心ですね。

    録画映像はOmniJoin(オムニジョイン)の会議上でも再生可能

    録画した映像はOmniJoin(オムニジョイン)を使った会議内で再生することも!どういうことかと言うと、欠席してしまった方に会議URLを送って会議に招待し、録画した会議を再生して中継できちゃうんです。例えば、外部講師を招いた講習会。参加できなかった社員に対して、後日Web会議を招集し、講習会の録画を中継することで勉強会を開くことができるんです。

    録画機能を使えば、やっかいな議事録作成の負担を大幅に軽減!今まで議事録作成は敬遠していたけれど、この機能が使えるならスキになれそう。会議の参加者にとってもうれしい機能ですよね。文字だらけの議事録を読み返すより、映像で確認した方が分かりやすいのは当然。それに、手間もかからず映像が再生できるのはありがたい!

    ブラザーのWeb会議システムOmniJoin
    Bitnami