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2018.05.19

オンライン会議とフェイス・トゥ・フェイス会議。どっちを使えばいいの?

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    最近話題のWeb会議システム。これって、導入したら出張はなくなるの?出張にかかる移動中の人件費や宿泊費が削減できるのは、Web会議システムを導入する大きなメリットの1つですよね。でもすべての会議をオンラインで行って、徹底的にコスト削減をするのは正しいこと?きっと違う。たとえWeb会議システムの技術が日々進歩していくとしても、意思疎通を図って人間関係を築くためには、実際に会って話すことはやっぱり大切だと思います。どんなときにWeb会議を活用したらいいの?反対に、いつ顔を会わせた会議をすべき?
    そこで今回は、Web会議とフェイス・トゥ・フェイス会議の使い分けについて調べてみました。

    フェイス・トゥ・フェイス会議を選択すべきとき

    参加者の人間関係がカギとなり、その後の方向性を左右するとき。こういうときはフェイス・トゥ・フェイスの会議を選択した方がいいみたい。

    お互いをまだ知らない間柄のとき

    キックオフ会議など参加者が初対面の場合。お互いをまだ知らないときは「会って話す」ことが大切です。相手の雰囲気や顔を知っておくと、その後のWeb会議でも「この前会ったあの人」とインプットされているので、画面越しのコミュニケーションでも警戒心が和らぎますよね

    誤解されそうなとき

    例えば、駆け引きが必要なときや賛否両論がある中で方向性の決断を迫られるとき。こういうときは、相手の細かい表情や雰囲気を読み取りながらのコミュニケーションが重要になります。実際に「会う」ことで伝わるニュアンスを共有できていないと誤解されるリスクがある場合は、会って協議する方がうまくいくはず。

    会わないと分からない、伝わらないことがあるときは、「出張コスト=信頼関係を築く対価」と思って対面の会議を開いた方がいいってことみたい。それに、会議前後のカジュアルな会話から新しいアイデアが見つかることも。よく見かけませんか?飲食スペースでちょっとした立ち話をしているスタッフたち。会って会議をしているからこそ、こういう時間が共有できますよね!会議中は話せなかったけど、会議の「外」なら話せる話題って結構あると思う。それが意外に信頼関係を築く上で重要だったりして。

    Web会議を選択すべきとき

    出張しなくてもよい会議や出張コストを削減すべき会議ってどんな会議?オンラインで話すべきときっていつ?例えばこんなケースはWeb会議を使った方がよさそうです。

    迅速な対応が求められるとき

    急いで情報を共有したいとき、早急な意思決定が求められるとき。こんなときはWeb会議が効果的。ただし、参加者同士の信頼関係が築けている間柄であることが大切です。それに、プロジェクトメンバーの進捗共有などは、わざわざ集まって確認し合うより、Web会議で確認した方がずっと速かったりしますよね。

    情報発信が目的のとき

    新商品の発表や事業報告など、一方向の情報発信が主な目的で、参加者同士の議論がさほど必要ないとき。大人数を収容できる広い会場を手配して配布資料を大量に印刷して開催するよりスムーズだし、準備の負担も軽減できそうです。

    リアルタイムに状況を伝えたいとき

    全スタッフを海外視察に連れて行くことはできないけど、全スタッフに現場の状況を見てほしい。こんなとき、現地レポートとして便利なのがWeb会議。視察後の報告資料から状況を知ることが多いかもしれないけど、現地からタイムリーにレポートできれば、タイムラグのない情報が臨場感を伴って共有できてしまいます。

    同じ場所に集まるメリットより、時間やコストを削減するメリットの方が大きいとき。これがオンラインを選ぶポイントになりそうです。

    話題のWeb会議システム。導入することで得られるメリットは大きいけど、コスト重視ですべての会議をWeb会議に置き換えることはキケン。仕事において何よりも大切な信頼関係を築くためには、「会う」こともやっぱり重要ですよね。フェイス・トゥ・フェイスとオンラインを使いこなせるビジネスパーソンってかっこいい!

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