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2018.07.30

大人数による広い会議室でのWeb会議を快適に進めるコツ!

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    広い会議室を利用したWeb会議というと、参加人数も多く、ざわつきや雑音が多くて、発言者の声が聞き取りづらいイメージがありますよね。だからと言って、小さな会議室ばかりでWeb会議をしていてはもったいない!ちょっとしたコツで大規模な会議も快適に進行できるみたいなんです。

    広い会議室の音質をクリアでベストに整えよう

    広い会議室で行うWeb会議では、司会者や発言者のクリアな音声をキープする事がとても大切。でもそれには、声は鮮明に拾ってね〜、でも雑音は拾わないでよ〜という超わがままな要求を満たさなければなりません。

    そんなわがままに応えてくれたのが、世界的音響メーカー「ヤマハ」のスピーカーフォン(YVC-300とYVC-1000)。特に、自動で最適な音質にする音声処理技術がすごくて、耳障りなエコー防止機能はもちろん、響く部屋にも対応したノイズキャンセリング、マイクから近い人と遠い人のボリュームの差を整える機能など、優れた機能が満載です。さすが世界のYAMAHA!このヤマハ製のスピーカーフォンを使えば、会議室の広さや参加者の人数にも柔軟に対応できて、カンペキとも言えるWeb会議が進められそうです。会議前に利用設定と、マイクテストで音量の確認を忘れないでくださいね!

    スピーカーフォンについては、別記事で詳しく紹介しています。
    参加人数別にご紹介!Web会議にオススメの「スピーカーフォン」

    心の距離を感じさせない、気持ちが伝わるWeb会議ならではのマナ

    アイコンタクトなどの直接的なコミュニーケーションが取れないWeb会議では、心の距離を感じさせないようにすることが重要。音声だけでなく、表情まで伝わるように心配りができるといいですね。他にも、意外と簡単なことでコミュニケーションを取ることができます。

    例えば、発言者は「●●部の〇〇ですが」と、最初に一言名乗るだけで、カメラに映っていなくても意見が全拠点に伝わりますし、意見をお願いするときも、「□□拠点のご意見も伺いたいと思います。●●部の〇〇さんから、お願いします」というように拠点名と名前を入れて会話を投げることで、ボールを誰が握っているのか明確にできます。そんなちょっとしたWeb会議のマナーを取り入れるだけで、心の距離が縮まってWeb会議が進めやすくなるはず。

    また、話を聞く側は雑音防止のためにマイクをONからOFFに切り替える、大きな会議室側は発言者の顔をできるかぎりカメラで映すようにする、というのもポイント。こうしたWeb会議ならではのマナーと気遣いが、会議をより快適で活気があるものにするんですね。思いやりのある人間になりたい!

    やっぱり一番重要なのは「Web会議システム」

    大会議室向けのスピーカーフォンや、Web会議のマナーについて触れましたが、大会議室を利用して快適なWeb会議を行うには、やっぱりWeb会議システム自体が高性能であることが大前提。参加人数が多い会議こそ、大型のプロジェクターに映しても耐えられる高画質、スピーカーから離れた場所からでもキレイに声が聞こえる高音質、通信の安定性など、それぞれに品質のよさが求められます。

    大きな会議での利用に、無料の不安定なビデオチャットでは頼りなさすぎるので、有料のWeb会議システムから高品質のものを選ぶのが◎。有料と言っても、かなりコストを抑えて導入できるものもあるんです!個人的なオススメはランキングで載せていますので、ぜひ参考にしてください。

    〈大手5社で比較〉Web会議の導入コストランキング!

    広い会議室で行う大人数でのWeb会議でも、共有しづらい部分を補うちょっとした気配りやコツで、お互いの距離をぐっと縮めることができそうです。そしてもちろん、クリアな音声を伝える機器やWeb会議システムの品質も欠かせません。ほとんどのWeb会議システムが無料トライアルを実施しています。初期費用だけでなく、初月費用まで無料なWeb会議システムもあるので、まずはチャレンジ!パソコンの他にも、スマホやタブレット端末で手軽に利用できたりして、きっとメリットを実感できるはず!

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