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2018.07.30

活きたオンライン会議をするための3つのポイント!

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    Web会議やテレビ会議などのオンライン会議は、出張費などの経費削減や業務の効率アップにつながるツール。しかし、導入してはみたものの、うまく活用できなかったり、イマイチ定着しなかったり、そんな企業もあるようです。新しいもの・知らないことを取り入れるのって、億劫になりがちですもんね〜。だからと言って、オンライン会議自体がウチの会社には合わなかったんだ!と決めつけないでください。今からお伝えする3つの改善ポイントが、悩み解消の糸口になるかもしれません。

    意外と原始的な方法が効果的

    知らない画面や新しい動作などが増えるだけで拒否反応が出てしまうITギライの人、覚えるのが面倒だからとルーティンを変えようとしない人には、どんなに簡単に使えるシステムも「訳のわからないシステム」として認識されてしまいます。そんな人に、マニュアルをちゃんと読んでください!と言っても、あまり期待はできそうにないですよね……。

    そこで試してみてもらいたいのが、操作ボタンやリモコンに手順番号を書いたラベルを貼ってみること!番号なら、視覚的にすんなり頭に入ってくるはずです。そして、会議の準備はローテーションで行うなどして、実際に操作してもらいましょう。自分が使ったことがあるシステムは、もう「訳のわからないシステム」ではなくなります。

    オンライン会議の種類から見直してみる

    テレビ会議の場合、専用機器が設置された場所でしか会議ができません。使いたいときに使えなかったりすることで、便利なものなのに逆に不便と感じてしまう不思議な感覚に(笑)。使用頻度に対して機器が足りていないようなら機器を増やせばいいと分かってはいても、お金もかかることだし、そう簡単にはいかないですよね。

    そんなときは、Web会議への切り替えや併用利用がスムーズです。専用機器が不要なWeb会議は、パソコンやタブレット端末などとインターネットが使える環境さえあれば、どこからでも会議に参加可能!他にもメリットとして、資料共有機能や、中には相互編集機能がついているものもあります。設備環境に縛られ自由に会議ができないことがストレスになってしまうようなら、オンライン会議の種類や利用方法から見直してみてはどうでしょうか。

    離れているからこそ、お互いの協力が不可欠

    空気感を共有しづらいオンライン会議。会議の参加者に伝えたいことがちゃんと伝わっているのか、慣れないうちは不安になることも多いかもしれません。その不安は、進め方を工夫することで解消できそうです。

    例えば、「○○さん、ご意見お願いします」と相手を指定して質問すれば、必ず何か反応が返ってくるはず。もし、「特にありません」と言われてしまっても、会話を積極的に投げかけていくことに意味がありますよね。“自分も意見を聞かれるかも”と他の参加者の意識も変わり、相互性のある会議ができるようになっていくでしょう。オンライン会議を使って物理的につながることができても、お互いの協力がなければ、活用できているとは言えないのかもしれませんね。

    オンライン会議システムそのもののハード面だけでなく、人の努力などソフト面も大切ということが分かってもらえたと思います。他に、システムのベンダーに直接話を聞くという裏技も。優秀なベンダーの営業マンは、システムのこと以外にも他の業界での活用方法など、常に新しい情報を持っています。気軽に相談できそうな会社に聞いてみるのもオススメです!

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