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2018.08.30

Web会議システムさえあれば……は危険!導入前に知っておきたいWeb会議成功の秘訣

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    Web会議には、「遠く離れた拠点とも簡単にコミュニケーションがとれる」「ミーティングがもっと活発になる」「コストが削減ができる」などメリットがたくさんあります。だからといって、「Web会議を導入すれば会社の未来は明るい!問題解決オールオッケー」と、安易に考えるのは危険!導入前にしっかりWeb会議の利用目的と利用方法を明確化しておかないと、せっかく導入しても宝の持ち腐れ状態になってしまうこともあるんです。今回は、そうならないためのヒントや具体的な方法について書きました。

    「規模」と「頻度」をしっかりイメージできていますか?

    Web会議の利用目的と利用方法を明確にさせたいときに、まず考えなくてはいけないのは「利用する人数や拠点数」と「利用する頻度」です。Web会議がもっとも役立つのは、多人数での意見交換、意思決定などをしなくてはならない場面。もし、1対1での交渉事が多いなら、Web会議を導入する必要性は薄いのかもしれません。

    でも、多人数で遠く離れた拠点のスタッフとのミーティングを何度もする機会があるなら、Web会議は想像以上の効果を発揮してくれそう!簡単でスムーズに意見交換、意思決定ができる上に、ミーティングに参加するためのコストや時間、消費する体力さえも削減できるんです。Web会議の「利用規模」と「利用頻度」を冷静に考えてみると、自分の会社にWeb会議が必要なのかどうかが見えてきそうです。

    イメージだけでは見えないこと

    ここまで考えてみると、「どんな場面で、どんな風に利用するのか」が具体的にイメージできてきましたね!でも、考えただけでは見えてこない、意外なメリットや便利な使い方を見逃してしまっているかもしれません。

    そこでオススメしたいのが「実際にWeb会議を使ってみる」こと。利用規模や利用方法の大まかなイメージができたら、Web会議を一定期間、無料で体験できる「無料トライアル」を試してみるのはどうでしょう。ほとんどのWeb会議システムで無料トライアルは行われています。どれも大差ないでしょ〜なんて思っているなら大間違い!使ってみると、それぞれに個性があることがわかるんです。ある程度、候補がしぼれたらどんどんチャレンジして、それぞれの個性を体感してください。

    無料トライアルの有効活用法

    無料トライアルを利用するときのポイントは、最初から多人数・多拠点を結ぶ会議は避けることです。多少パソコンやシステムに詳しい人でも、最初から多人数・多拠点を結ぶWeb会議を成功させるのは難しいもの。変に焦って、それがトラウマになり、Web会議に悪い印象を持ってしまっては本末転倒です。

    まずは、身近なスタッフ同士で「使い勝手を試してみる」くらいの感覚で始めれば気軽にできるはず。慣れてから、少しずつ人数や規模を実際の利用シーンに近づけていきましょう。利用者が増えれば、メリットを共有できる人も増えるし、解決すべき課題や会社に合った利用方法も見えてきます。そのまま導入することになれば、もう使い方はマスターしているのでラクですね!

    導入前にしっかり「イメージ」、どんどん「無料トライアル」、そこからさらに実践的に「ステップアップ」していくことで、Web会議の利用目的と利用方法が明確化できます。Web会議システムを社内でたくさんの人と体感・共有して、皆さんで会社に合ったものを見つけてくださいね。

    実際に私が無料トライアルに申し込み、いろいろ比較した記事もありますので、ぜひそちらもご一読を!
    Web会議の使い心地を決定づける、UI(ユーザーインターフェース)について比較しました!

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