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2018.09.13

周りの人は迷惑している!? 知っておきたいWeb会議の「音」に関するマナー

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    Web会議システムを導入して、だんだんと社内に普及してきた頃に出てくる、「音」の問題。Web会議を自席でする人が多くて集中できない、会議室からスピーカーの音が漏れてうるさい……など、便利で快適なWeb会議も、気遣いが足りないと周りの人にとって、ちょっと迷惑になることも。

    Web会議システムを導入することで、コミュニケーションの機会が増えたり、コストが削減できたり、たくさんのメリットが生まれますが、「音」の問題は無視できませんよね。今回は、どうしたら周りの人の迷惑にならずにWeb会議をすることができるのか、「外」に目を向けて、配慮やマナーについて考えてみたいと思います。

    自席でWeb会議をするときに考えるべきこと

    「いつでも・どこでも・どの端末でも参加可能」なのがWeb会議の大きなメリット。テレビ会議のような専用端末は不要で、自席からパソコンで参加できるのが便利ですよね。でも、静かなオフィスや電話対応があまりないオフィスでは、声が際立ってしまいます。だからといって自席でのWeb会議を制限してしまっては、せっかくのメリットが台無し。そこで考えるべきなのが、「なぜWeb会議の声が気になるのか」と「自席と会議室どちらでWeb会議をするべきか」です。

    Web会議の声が気になるのにはちゃんとした理由があった

    なぜWeb会議の声が気になるのかというと、イヤホンマイクを使っている場合、「話している相手の声が周りには聞こえないので、電話と同じ状況になる」からです。他人の電話にイライラしてしまう理由は、以下のようなものがあります。

    ・会話の半分だけが聞こえている状態だと、話の内容がわからず気になってしまうから

    ・公共の場所では、人が普段より大きな声で話しているように感じられるから

    (米コーネル大学の研究発表より)

    これらはWeb会議の声が気になる理由と共通しています。自席でWeb会議をする場合は、マイクが口元に近づけられるヘッドセットを装着するようにして、できるだけ音漏れしない工夫をしましょう。また、画面に映る相手に向かって声を届けようとすると、ついつい大きな声になりがちです。普通のトーンでもちゃんと声は拾われるので、必要以上の大きな声にならないよう常に気をつけましょう。

    Web会議に適した場所選び

    Web会議を自席と会議室どちらでするべきかの判断基準は「話す量や内容」。双方向の会話やディスカッションの少ない、研修やe-ラーニングの受講、全体会議などは自席での参加が適しています。一方、ディスカッションが目的であったり、技術スタッフの遠隔サポートや、人事情報など周りに聞かれたくない内容のWeb会議の場合は会議室がいいでしょう。また、スマートフォンやタブレット端末から接続できることを活かして、外出先などでWeb会議を済ませるという選択肢もあります。自席でWeb会議をする際には、周りの人に対して、声や場所に配慮することが大切です。

    スピーカー音の設定は参加者全員で

    会議室から漏れるスピーカー音については、2つに問題を分けられます。「参加者の声が大きくなる」と「スピーカー音が大きくなる」です。どちらの問題も、お互いのマイクの感度とスピーカーの音量を調整することで解決できます。参加者全員で気を配って、適度な設定にしましょう。また、「通信が安定していて、音質の良いWeb会議システムを選んでおく」というのもポイント。音質がクリアなら、声を聞き取りやすいのでボリュームを上げなくて済みます。オススメのWeb会議システムはランキングにしていますので、ご確認くださいね。

    どんなに画期的で便利なものでも、使う人のマナーがよくなければ使う機会は減っていってしまいます。今回ご紹介した、「音」に関するちょっとした気遣いを実践して、Web会議に寛容なオフィス環境を築き上げていきましょう!

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