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2018.09.27

注目の「BCP」は企業存続のカギ!Web会議で守れる、最も大切なもの

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    今までになかった大規模な地震や台風などの自然災害で引き起こされる予想外の事態。最近ニュースを賑わせていますよね。自然災害に対する関心が高まっている中、「BCP」に注目する企業が増えてきています。もし今、自然災害に遭ったらどう行動すべきか、シミュレーションはできていますか?今回は、BCPとはどういうもので、どう取り組んでいけばいいのか調べてみました。一番大切な部分でWeb会議システムが大いに役立つようです!

    BCPとは

    「BCP」はBusiness Continuity Planの頭文字。日本語にすると「事業継続計画」です。これは、企業が自然災害など緊急事態に遭遇した場合、事業資産の損害を最小限にとどめるため・事業の早期復旧を図るための方法、手段を決めておく計画のこと。なかなかそこまで手が回らないよ〜って企業の方が多いと思いますが、BCPをしっかり考えることは、「業務改善」、「取引先との連携強化」、「ライバル企業との差別化」になるなど、メリットがたくさんあるんです。事前の準備と、社内に共有・定着させることが重要なので、今すぐにでも取り組んでほしいBCP。では、どのように計画していけばいいのか考えていきましょう。

    10のステップでBCP!

    ①会社が遭遇する可能性のある自然災害の洗い出し

    例えば、地震や台風などがきたとき、会社が海から近ければ、津波の可能性もありますし、山が近ければ土砂崩れの可能性もあります。最も可能性のあるものから対策を考えていくための準備です。

    ②会社の存続に関わる業務が何かを考える

    BCPでは、「中核事業」、「重要業務」などと呼ばれています。つまり、「会社の生命線として何を守るべきか」です。それは製品に関わることであったり、信頼に関わることであったり、会社によって変わるでしょう。

    ③中核事業を復旧させる目標時間の設定

    金銭面などで何日間の業務停止に耐えられるのか、無くてはならない電気・水道などのライフラインの復旧に何日かかるのか、そういったことから算出していきます。あくまで目標なので、実現が難しそうなら都度見直せば大丈夫です。

    ④復旧に長時間かかりそうな資源を特定

    壊れてしまったら復旧に時間がかかるもの、紛失したら業務不能になるようなデータなど特定しておきます。当然、最も大切なものは、何物にも代えがたい「従業員」です。

    ⑤資金調達方法を考える

    災害の規模によりますが、通常時の固定費プラス、復旧対策に費用がかかることになります。業務ができない状態になれば、損害はより大きくなるでしょう。そういった状況にも耐えられるように、保険や融資制度について事前に確認しておきます。

    ⑥早期復旧のボトルネックとなる部分の対策や代替手段を考える

    捻出した問題点をどうしたら解決できるのか、具体策を考えていきます。耐震対策をする、大事なデータはクラウドに保存する、代替品と供給ラインの確保、対策は会社によってさまざまです。

    ⑦取引先や従業員などと認識を共有

    同業の組合やメーカーなどと災害時の対策を話し合っておくと、お互いに支援がしやすくなります。従業員にも日頃からBCPについて理解を深められるような訓練などを行っておくと、身の守り方や行動の仕方が変わるはずです。

    ⑧従業員の安否確認・取引先との連絡方法を決めておく

    電話や電子メールが利用できない場合に、携帯版災害用伝言板サービス、災害時伝言ダイヤルサービスを使用することを共有するなどして、連絡のつきやすい状況をつくっておきます。

    ⑨今後、実施すべきことを進めていく

    これまで考えてきたことを整理して、実施すべきことを実行に移していきます。項目別にし、担当者を決めるなどして計画的に進めていきましょう。

    ⑩1年間の活動を振り返って、BCPを更新

    常に状況は変化します。実行したかったけど実現が難しかったことも出てくるはずです。計画して終わりではなく、定期的にBCPを更新していきます。

    Web会議が守れるもの

    10のステップの中にもありますが、「従業員」の安全確保は最優先すべきもの。災害直後は、通勤すること自体が危険だったりします。また、交通機関のマヒで、通勤に無駄な時間を費やしてしまうこともストレスになりますよね。自宅待機していてもらいたいけれど、できれば業務も止めたくない。そんなとき、Web会議システムを導入していれば出勤の必要はなく、自宅で業務を進めてもらうことができます。日頃から在宅勤務を取り入れるなどしていれば、災害時もスムーズに使用できるはずです。在宅勤務には、オフィスの分散化というメリットもあります。

    その他にも、同僚の元気な姿が見られる、いつものようにやりとりができることは、安心へとつながるでしょう。従業員の安全確保と、心のケアもできるWeb会議は「人」を守ることができるのです。

    いつどこで起こるかわからない自然災害。災害後も企業を存続していくには、早くからしっかりとBCPに取り組むことが大切です。Web会議システムはBCPを練っていく上で、選択肢を広げるツールになるでしょう!

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